Europrogettazione: familiarizzare con i bandi europei in 5 passi

Trovare un bando europeo in linea con la propria attività o idea progettuale e monitorare i numerosi bandi europei che vengono pubblicati durante l’anno sia su fondi diretti che indiretti, è una attività che richiede dispendio di tempo e capacità di analisi.

Che fonti consultare per avere informazioni sui bandi e sulla documentazione ufficiale per la presentazione delle candidature? Cosa fare per essere efficaci e non perdersi? Il web ci viene sicuramente in aiuto:

• Facciamo riferimento sempre a fonti ufficiali accreditate: Gazzetta ufficiale dell’UE dove è possibile consultare gratuitamente i bandi e la relativa documentazione nelle lingue ufficiali dell’Unione.
• Consultiamo i siti delle Direzioni Generali e delle Agenzie esecutive responsabili per la gestione dei programmi tematici: enticompetenti per specifici programmi tematici o settoriali (per i bandi a gestione diretta).
• Familiarizziamo con il “Participant Portal” della Commissione europea: tutte le informazioni ufficiali sulla pubblicazione delle call for proposal (bandi) sono presenti sul portale https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home nella sezione “search funding and tenders”
• Contattatare i national contact point e le agenzie di gestione nazionali: i testi dei bandi europei e i documenti ufficiali sono in inglese, è possibile quindi contattare gli uffici nazionali dei programmi europei per avere un supporto nella comprensione dei testi e per la presentazione della proposta progettuale.
• Per i bandi per i fondi strutturali, monitoriamo i portali regionali e ministeriali: ad esempio programmi operativi nazionali (PON) e regionali (POR).
• Iscriviamoci a banche dati online e i motori di ricerca dedicati: ad esempioObiettivo Europa e Europafacile.

Il bando è il documento ufficiale che contiene tutte le informazioni necessarie per predisporre correttamente la proposta progettuale, secondo i criteri e i termini stabiliti. Contiene molte indicazioni scritte in inglese e con un linguaggio tecnico non sempre di facile comprensione. Per non perdersi e ottimizzare tempi e risorse per valutare la fattibilità della candidatura è bene saper individuare rapidamente alcuni elementi-chiave dei bandi europei:

• La scadenza (deadline): se avete trovato questo bando a 2 settimane dalla sua scadenza difficilmente si riuscirà a predisporre una domanda di successo. Il tempo è una variabile fondamentale nella progettazione. Il tempo è un vincolo anche per la durata delle attività del proprio progetto. Il bando indica quanto un progetto debba durare.
• Finalità ed obiettivi: assicuriamoci che il nostro progetto risponda ai criteri di valutazione esplicitamente riportati nel bando o nei suoi allegati tecnici.
• Priorità di intervento e tipologie di attività finanziabili: assicuriamoci che la nostra idea progettuale sia in linea con le linee strategiche di intervento o le singole attività ammissibili a finanziamento.
• Destinatari (target group): la/e categoria/e di soggetti cui si rivolgono le attività progettuali e che saranno raggiunti direttamente e indirettamente dai risultati di progetto. Quelli del nostro progetto sono indicati nel bando?
• Criteri di eleggibilità: il bando indica chiaramente chi può presentare delle proposte (Enti pubblici, imprese, associazioni non-profit, istituti di istruzione, centri di ricerca etc.) definendo requisiti di ammissibilità legale e capacità tecnica e finanziaria che devono soddisfare. La tipologia del nostro ente è tra questi?

Se quindi siamo nei tempi per la presentazione, il nostro progetto è in linea con le finalità del bando e le azioni che abbiamo ipotizzato sono finanziabili (nei tempi, nelle risorse economiche e nella strategia) e il nostro ente è ammissibile allora possiamo iniziare a scrivere il progetto.

Scrivere un progetto europeo è un’impresa! Capire come compilare il formulario è complesso e se i criteri di valutazione definiti dal bando ci aiutano senz’altro ad orientarci, dobbiamo altresì tenere presente alcuni aspetti chiave:

• Partenariato solido e competente: la scelta dei partner è una attività delicatissima. Assicuriamoci che il partenariato garantisca la copertura di tutte le competenze specifiche necessarie per la realizzazione delle attività-chiave del progetto e ci dia una buona copertura geografica (avere partner da diverse aree geografiche dell’UE è un valore aggiunto).
• Stato dell’arte: un progetto nasce sempre da un bisogno concreto a cui si vuole dare risposta. Dimostriamo di conoscere il punto di partenza su cui il progetto vuole intervenire, descrivendo il problema reale. Dobbiamo far percepire che c’è un problema che il nostro progetto vuole contribuire a risolvere.
• Coerenza interna del progetto: obiettivi, strategia e attività di un progetto europeo devono essere legati tra loro e devono dimostrare di essere in linea con le priorità di intervento e le finalità indicate nel bando.
• Budget coerente e sostenibile: allocare per ciascuna attività di progetto risorse dedicate, necessarie a garantirne la realizzazione con la massima efficacia.
• Impatti misurabili: spiegare come le attività di progetto e i risultati ottenuti contribuiranno a modificare la situazione di partenza con indicatori misurabili.
• Piano di comunicazione efficace: descrivere la strategia di comunicazione e disseminazione per assicurare massimavisibilità al progetto e il coinvolgimento degli stakeholder.
• Management di qualità: il coordinamento del progetto in termini amministrativi, finanziari e operativi e la divisione del lavoro tra i partner.

Mi raccomando, chi scrive il progetto conosce la materia ma utilizziamo sempre un linguaggio semplice per aiutare i valutatori a comprendere chiaramente obiettivi, attività e strategie del nostro progetto.

Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori sulla validità del finanziamento richiesto. È necessario prestare particolare attenzione ai seguenti aspetti per compilarlo nel migliore dei modi:

• Leggere attentamente le linee guida per conoscere quali sono i costi ammissibili e quali no;
• Verificate i limiti % delle macro-voci di spesa;
• Inserite costi che per voi saranno poi facili da rendicontare;
• Attività e costi devono essere coerenti
• Inserite le voci di spesa facendo in modo che dai costi si evincano chiaramente le attività di progetto;
• Condividete il budget con i partner prima di finalizzarlo. I costi di un traduttore in Italia, per esempio, ovviamente sono diversi da quelli di un altro paese ed è bene far indicare al partner stranieroi propri costi per evitare poi, nel caso di approvazione del progetto, problemi di gestione;
• Fate attenzione all’IVA (le linee guida indicano sempre se i costi sono da intendersi con o senza IVA);
• Distribuite equamente il budget tra i partners. Non possiamo costruire un budget in cui  il 90% delle risorse sono nel vostro budget anche se siete i capofila del progetto.

Ecco qualche consiglio per aumentare le possibilità di successo del vostro progetto europeo:

• Rispettare la logica della struttura del formulario: completiamo in modo analitico e schematico il formulario, rispettando le indicazioni affinché il valutatore europeo possa giudicare se il progetto sia in grado di rispondere efficacemente alle esigenze del bando.
• Impariamo la lingua dell’europrogettazione: il valutatore di progetti europei si aspetta di trovare ripetuti nel testo una serie di termini-chiave propri del linguaggio della progettazione: objectives, activities, tasks, target group, outcome, output, deliverables, milestones, mitigation strategy, european added value etc. Non utilizziamo parole diverse per non confondere il valutatore.
• Descriviamo la metodologia: non facciamo solo un elenco delle attività del nostro progetto ma facciamo capire al valutatore anche come le nostre attività saranno organizzate/implementate. Non diamo nulla per scontato.